הוספה וניהול של הערות לאיש קשר

למה משתמשים בזה

ב־הערות שומרים מידע כתוב לצד איש הקשר: העדפות, רקע או פרטים שחשוב לצוות להכיר לפני השיחה הבאה. כל הערה שנשמרה מציגה מי כתב אותה ובאיזה תאריך.

הערה אינה משימה מתוזמנת ואינה יוצרת תזכורת. לפעולה שצריך לבצע במועד מסוים משתמשים ב־משימות מעקב. כדי לתעד שיחה או הודעה כתקשורת, משתמשים ב־תיעוד שיחה או הודעה; הערה אינה תחליף לרשומת תקשורת בהיסטוריה.

לפני שמתחילים

• פותחים אנשי קשר בסביבת העבודה הנכונה ומאתרים את איש הקשר הקיים.
• כדי להוסיף הערות או להשתמש בפעולות המחיקה הזמינות, נדרשת הרשאת כתיבה לקטגוריית ההערות. גישה לפרטי הקשר וגישה להערות הן הרשאות נפרדות.
• בתפקיד צפייה בלבד אי אפשר לכתוב הערות. אי אפשר לשנות איש קשר מוקפא.
• מכינים הערה עם תוכן ממשי, באורך עד 4,000 תווים. רווחים בלבד אינם הערה תקינה.

הוספת הערה

1. לוחצים על השם או על הכרטיס של איש הקשר. החלונית נפתחת וטוענת את הרשומה.
2. בוחרים הערות. בלשונית מופיע מספר ההערות, וברשימה מוצגים הטקסט, שם מי שכתבו את ההערה והתאריך של כל הערה שנשמרה.
3. לוחצים על הוספת הערה. נפתח אזור להקלדת טקסט בתוך הלשונית.
4. מקלידים את ההערה. אפשר להפריד מידע לפסקאות באמצעות ירידות שורה. העורך מאפשר עד 4,000 תווים.
5. לוחצים על הוספת הערה שמתחת לטקסט. הכפתור אינו זמין כשהטיוטה ריקה או כשפעולת השמירה מתבצעת.
6. אחרי שמירה מוצלחת, ההערה מופיעה ברשימה ושדה ההקלדה מתרוקן. בודקים את התוכן, שם מי שכתבו את ההערה והתאריך כדי לוודא שההערה נוספה לרשומה הנכונה.

חשוב: יציאה משדה ההערה אינה שומרת אותה. בניגוד לשדות בלשונית פרטים, הערה דורשת לחיצה על הוספת הערה. משלימים את הפעולה לפני סגירת החלונית או מעבר לאיש קשר אחר.

עיון בהערה ומחיקתה

פותחים הערות ונעזרים בשם מי שכתבו כל הערה ובתאריך כדי להבחין בין הרשומות. ירידות השורה נשמרות בתצוגת תוכן ההערה.

בחלונית איש הקשר אין פעולת עריכה להערה קיימת. אם רוצים לעדכן מידע ולשמור גם את ההקשר הקודם, מוסיפים הערה חדשה. אם צריך להסיר הערה, משתמשים ב־מחיקה כאשר האפשרות זמינה:

1. מאתרים את ההערה המדויקת ובודקים מי כתבו אותה ואת התוכן שלה.
2. לוחצים על מחיקה באותה הערה. הלחיצה שולחת את פעולת המחיקה ישירות.
3. לאחר הצלחה, ההערה נעלמת מהרשימה.

בחלונית מופיעה מחיקה רק כשיש לכם הרשאת כתיבה להערות וגם כתבתם את ההערה בעצמכם, או שאתם מנהלי סביבת העבודה או בעלי הסביבה. אחריות על איש הקשר כשלעצמה אינה הופכת אתכם לבעלי סביבת העבודה או לכותבים של כל ההערות.

כללים שכדאי להכיר

• מגבלת 4,000 התווים חלה על כל הערה בנפרד, לא על כל ההיסטוריה יחד.
• רווחים בתחילת הטקסט ובסופו מוסרים בשמירה.
• הוספה ומחיקה הן פעולות מפורשות; הן אינן נשמרות אוטומטית ביציאה משדה.
• מחיקת הערה אינה השלמת משימה. אין צורך להסיר מידע שימושי רק כי המעקב הקשור אליו הסתיים.
• הרשאות השיתוף עשויות להשתנות בין קטגוריות. ייתכן שתוכלו לקרוא פרטי איש קשר בלי להוסיף הערות, או לראות הערות בלי למחוק רשומה שמישהו אחר כתב.

אם משהו לא עובד

מה רואים	סיבה אפשרית	מה עושים
הוספת הערה לא מופיעה	אין הרשאת כתיבה להערות, התפקיד הוא צפייה בלבד או שאיש הקשר מוקפא	פונים לאחראים על איש הקשר או למנהלי הסביבה לבדיקת הגישה ומצב איש הקשר.
הוספת הערה אינה זמינה	הטיוטה ריקה, מכילה רק רווחים או נמצאת בתהליך שמירה	מזינים תוכן ממשי או ממתינים לסיום הפעולה.
מופיע חסר: הערות	השדה מכיל רק רווחים	מחליפים אותם בתוכן לפני הוספת ההערה.
אי אפשר להמשיך להקליד	הגעתם ל־4,000 תווים	מקצרים את ההערה או מפצלים מידע נפרד לכמה הערות.
מופיעה שגיאה והטקסט נשאר בעורך	השמירה נכשלה והטיוטה נשמרה בעורך לניסיון נוסף	קוראים את השגיאה, מטפלים בסיבה ולוחצים שוב על הוספת הערה. לא מניחים שהטיוטה כבר נשמרה.
מחיקה לא מופיעה בהערה של מישהו אחר	הפעולה בחלונית תלויה גם בזהות הכותבים או בתפקיד ניהול/בעלות, בנוסף להרשאת כתיבה	מוסיפים תיקון בהערה חדשה או פונים למנהלי הסביבה או לבעליה שיכולים לבצע את המחיקה.
הערה חסרה אחרי מעבר לאיש קשר אחר	ייתכן שנשארה טיוטה שלא נשמרה או שנפתחה רשומה אחרת	חוזרים לאיש הקשר הנכון ובודקים את רשימת ההערות השמורות לפני הוספה נוספת.
מופיע לא ניתן לטעון אנשי קשר	הרשומה לא נטענה	לוחצים על נסה שוב.

מדריכים קשורים

• סקירת אנשי קשר
• עריכת פרטים ותגיות
• ניהול משימות מעקב