למה זה מיועד

קובעים פגישה מתוך כרטיס איש הקשר ושומרים יחד ב־CRM את השעות, המקום, מצב היומן ותוצאת הפגישה. בשיחת וידאו אפשר לבקש קישור Google Meet והזמנה לכתובת האימייל השמורה של איש הקשר.

שמירת פגישה ב־CRM אינה אישור שהסנכרון ליומן Google הצליח, שנוצר קישור Meet או שההזמנה הגיעה. בודקים בנפרד את מצב היומן ואת קישור ההצטרפות בכרטיס הפגישה.

לפני שמתחילים

פותחים אנשי קשר, בוחרים איש קשר ועוברים ל־תקשורת.
נדרשת הרשאת עריכה לפגישות. הרשאת צפייה בלבד, פגישות פרטיות או איש קשר מוקפא עלולים למנוע שינויים.
פעולות ביומן Google מתבצעות ביומן של האחראים על איש הקשר, לא ביומן של כל חבר צוות שקובע פגישה. לצורך הסנכרון נדרש יומן מחובר של האחראים.
כדי להזמין את איש הקשר מטופס שיחת הווידאו, שומרים מראש אימייל תקין בכרטיס שלו. מספר טלפון אינו כתובת להזמנה.
בודקים את התאריך והשעה במכשיר. בטופס הפגישה השעה מפוענחת לפי אזור הזמן המקומי של הדפדפן; בכרטיסי הפגישות התאריכים מוצגים לפי אזור הזמן של סביבת העבודה.

קובעים פגישה

ב־תקשורת לוחצים על קביעת פגישה. נפתח טופס עם סוג ופרטי הפגישה.
בוחרים פנים אל פנים, טלפון או שיחת וידאו. בנדלנייט זמינה גם האפשרות ביקור בנכס. ברירת המחדל לפגישה חדשה היא פנים אל פנים.
ממלאים כותרת, עד 120 תווים. לפי הצורך מוסיפים מקום, עד 200 תווים; זהו שדה רשות.
מגדירים התחלה ו־סיום, כולל תאריכים ושעות. הסיום חייב להיות מאוחר מההתחלה.
ממלאים שדות פגישה נוספים שהוגדרו בסביבת העבודה, אם יש כאלה. השמות והאפשרויות שלהם נקבעים בסביבת העבודה ואינם רשימה קבועה במדריך.
ב־שיחת וידאו בודקים את יצירת קישור Google Meet ואת שליחת הזמנה לאיש הקשר, אם שמור אימייל. שתי האפשרויות מסומנות כברירת מחדל בפגישת וידאו חדשה. משאירים מסומנות רק את הפעולות שרוצים לבקש.
לוחצים על שמירה. הטופס נסגר לאחר שמירת הרשומה ב־CRM. פגישה עתידית שטרם תועדה מופיעה תחת פגישות; פגישה שהסתיימה או תועדה מופיעה ב־היסטוריה. בודקים את מצב היומן לפני שמניחים שהפעולה ביומן הושלמה.

שיחת וידאו והזמנות

יצירת קישור Google Meet מבקשת קישור דרך יומן Google. האפשרות אינה יוצרת קישור בנפרד מהסנכרון ליומן.
שליחת הזמנה לאיש הקשר מוצגת רק כששמור לאיש הקשר אימייל. ההזמנה נשלחת לכתובת הזו; אין בטופס שדה להזנת נמען נפרד.
ללא אימייל, הממשק לא מבקש שליחת הזמנה. מוסיפים אימייל לאיש הקשר ופותחים מחדש את עריכת הפגישה אם נדרשת הזמנה.
יצירת קישור ושליחת הזמנה הן בחירות נפרדות, הזמינות ב־שיחת וידאו. סוגי פגישה אחרים אינם שומרים את אפשרויות הווידאו.
כשהקישור זמין, מוצג הצטרפות בכרטיס הפגישה. לחיצה פותחת אותו בכרטיסייה חדשה. פגישת וידאו שמורה ללא הכפתור עדיין אינה מציגה קישור זמין.

מבינים למי שייך היומן

כשאיש הקשר באחריותכם

פגישות מסתנכרנות אוטומטית כשהיומן שלכם מחובר; אין בטופס מתג שמאפשר לבטל סנכרון לפגישה בודדת. בכרטיס מחפשים ביומן Google, מסנכרן עם יומן Google, לא ביומן Google או סנכרון Google נכשל.

בפגישה שלא סונכרנה ושאפשר לנסות לסנכרן מחדש, פותחים פעולות ובוחרים הוספה מחדש ליומן, אם האפשרות מוצגת. האפשרות אינה מוצגת באותו אופן בזמן סנכרון או אחרי סנכרון מוצלח.

כשאיש הקשר באחריות חברי צוות אחרים

אפשר לשמור פגישה ב־CRM בלי להוסיף אותה מיד ליומן של האחראים. אם היומן שלהם מחובר, נוצרת בקשת אישור. בכרטיס מוצג ממתין לאישור {owner}, עם שם האחראים בפועל.

גם שינוי שעות של פגישה שכבר מקושרת ליומן דורש אישור. הזמן המבוקש מוצג ליד סימון ההמתנה, במקום לשנות את מועד האירוע ביומן ללא אישור. האחראים על איש הקשר בודקים את הבקשה ובוחרים אישור או דחייה. רק הם יכולים להחליט בבקשה.

כשמוצגת בקשה להוספה ליומן של {owner}, היא מבקשת הוספה ולא עוקפת אישור. אם לאחראים אין יומן מחובר, חיבור היומן שלכם אינו מחליף אותו.

עורכים פגישה ומתעדים מה קרה

מאתרים את הכרטיס תחת פגישות או ב־היסטוריה, פותחים פעולות ובוחרים עריכה. נפתח החלון עריכת פגישה עם הפרטים השמורים. משנים את השדות הרלוונטיים ולוחצים על שמירה. כללי אישור היומן עדיין חלים.
אחרי שעת הסיום מאתרים את הפגישה ב־היסטוריה, עם הסימון ממתין לתיעוד. בוחרים 1–5 כוכבים ומוסיפים סיכום לפי הצורך.
אם הפגישה התקיימה, לוחצים על תיעוד פגישה. לפגישה שהתקיימה נדרש דירוג, והתוצאה והדירוג נשמרים בכרטיס. אם לא התקיימה, בוחרים לא נפגשנו. תוצאה זו נשמרת ללא דירוג, גם אם נבחרו כוכבים לפני הלחיצה.
לתיקון תוצאה שכבר נשמרה בוחרים פעולות ← עריכת תיעוד. לספר לעוזר עוד פותח את העוזר עם שאלה מוכנה על הפגישה; הטיוטה אינה נשלחת אוטומטית.

מחיקה בתפריט פעולות מסירה את רשומת הפגישה כשיש הרשאה לכך ומבקשת להסיר גם את האירוע המקושר ביומן. זו אינה בקשת הוספה או שינוי שעות; משתמשים בה רק כשצריך למחוק את הפגישה עצמה.

ביקורים בנכס בנדלנייט

כשבוחרים ביקור בנכס, מופיע השדה נכס לביקור. משתמשים בשדה החיפוש ובוחרים נכס; האפשרויות מציגות כתובת, עיר אם הוזנה ושם מוכר. קישור הנכס אינו חובה. המערכת אינה מאפשרת לתעד ביקור בכרטיס של המוכר בנכס שלו. במקום זאת מתעדים את הביקור בכרטיס של המבקרים.

אם משהו לא עובד

מה רואים	הסיבה האפשרית	מה עושים
חסר:	כותרת, התחלה או סיום חסרים, או שהמועד אינו תקין	משלימים כותרת, התחלה ו־סיום
שעת הסיום חייבת להיות אחרי שעת ההתחלה	הסיום זהה להתחלה או מוקדם ממנה	מתקנים תאריך ושעה, כולל תאריך סיום בפגישה שחוצה חצות
אין תיבת סימון להזמנה	אין אימייל שמור, או שהסוג אינו שיחת וידאו	שומרים אימייל לאיש הקשר ובוחרים שיחת וידאו
אין הצטרפות אחרי שמירה	קישור Meet עדיין אינו זמין	בודקים חיבור יומן של האחראים, מצב סנכרון ובקשת אישור ממתינה
לא ביומן Google או Google Calendar לא מחובר	היומן הדרוש אינו זמין או שהאירוע לא מסתנכרן אליו	מבקשים מהאחראים לבדוק את החיבור ומשתמשים בפעולת הניסיון או הבקשה כשהיא מוצעת
ממתין לאישור {owner}	חברי צוות ביקשו הוספה או שינוי שעות	מבקשים מהאחראים לבדוק את הבקשה; לא יוצרים פגישות כפולות כדי לעקוף אישור
סנכרון Google נכשל	הפעולה ביומן נכשלה אף שהרשומה ב־CRM עשויה להיות שמורה	בודקים את החיבור ומנסים מחדש דרך פעולות, כשהאפשרות מוצגת
אי אפשר לתעד פגישה שהתקיימה ללא דירוג	לפגישה שהתקיימה נדרשים 1–5 כוכבים	בוחרים דירוג ולוחצים על תיעוד פגישה, או לא נפגשנו רק אם לא התקיימה
כלי העריכה חסרים או מושבתים	אין הרשאת עריכת פגישות או שאיש הקשר מוקפא	מבקשים מהאחראים לבדוק את ההרשאות

קביעת פגישות, שיחות וידאו ותיעוד התוצאה