# ניהול משימות מעקב לאנשי קשר

הוספת פעולה להמשך עם תאריך ושעה, בחירת ערוצי תזכורת, בקשת הוספה ליומן Google ועריכה, השלמה או פתיחה מחדש של משימות.

Canonical: https://docs.lead-knight.com/he/contacts/follow-up-tasks/

## למה משתמשים בזה

ב־**משימות** מגדירים פעולה ברורה להמשך הטיפול באיש קשר, עם תאריך ושעה. המשימות מופיעות מעל הלשוניות בחלונית איש הקשר, כך שאפשר לראות את הצעד הבא בלי לפתוח **הערות** או **פרטים**.

המשימה הפתוחה שהמועד שלה הוא המוקדם ביותר מסומנת כ־**משימה קרובה**. מועד של משימה פתוחה שכבר עבר מודגש. משימות שהושלמו נשמרות תחת **הושלמו** ולא נשארות ברשימה הפעילה.

## לפני שמתחילים

- פותחים **אנשי קשר** בסביבת העבודה הנכונה ומאתרים את איש הקשר הקיים.
- נדרשת הרשאת כתיבה לקטגוריית המשימות כדי להוסיף, לערוך, להשלים, לפתוח מחדש או למחוק משימה. גישת קריאה לאיש הקשר אינה מספיקה.
- בתפקיד צפייה בלבד אי אפשר לשנות משימות. אי אפשר לערוך איש קשר מוקפא.
- מכינים תיאור פעולה באורך עד 200 תווים ותאריך ושעה תקינים. שניהם חובה.
- בהוספה ליומן, היעד הוא יומן Google של האחראים על איש הקשר, ולא בהכרח היומן שלכם. בקשה של חברי צוות ליומן של אחרים דורשת את אישורם.

## הוספת משימת מעקב

1. לוחצים על השם או על הכרטיס של איש הקשר. בחלונית שנפתחת מאתרים את **משימות**, מעל הלשוניות.
2. לוחצים על **הוספת משימה**. נפתח עורך עם תיאור המשימה, **מועד**, בחירת תזכורות והאפשרות **להוסיף ליומן Google**.
3. מזינים פעולה ברורה, למשל שיחת מעקב לאישור החלטה. התיאור אינו יכול להיות ריק או להכיל רק רווחים, ומוגבל ל־200 תווים.
4. בוחרים ב־**מועד** את התאריך והשעה הרצויים. מועד חלקי או לא תקין לא יישמר.
5. ליד **תזכורת:** בוחרים בערוצים הזמינים: **באפליקציה**, **אימייל** ו/או **וואטסאפ**. ערוץ שנבחר מסומן בסימן אישור. אי אפשר לכבות את ערוץ התזכורת הפעיל האחרון.
6. לפי הצורך מסמנים **להוסיף ליומן Google**. אם איש הקשר באחריות מישהו אחר, האפשרות אינה זמינה כשאין לאחראים יומן מחובר.
7. לוחצים על **הוספה**. בזמן השמירה הפקדים אינם זמינים. אחרי הצלחה, המשימה מופיעה ברשימה ושדות התיאור והמועד מתרוקנים. אם המועד שלה הוא המוקדם ביותר מבין המשימות הפתוחות, היא מסומנת כ־**משימה קרובה**.
8. אם ביקשתם להוסיף ליומן של מישהו אחר בצוות, בודקים אם מופיע **ממתין לאישור {owner}**, עם שם האחראים. שמירת משימה ב־CRM אינה הוכחה שבקשת היומן אושרה.

**ביטול** מוחק את טיוטת המשימה החדשה וסוגר את העורך. Enter שולח את המשימה כשהמיקוד נמצא בפקד שאינו כפתור; Escape מבטל את הטיוטה כשאין שמירה בתהליך.

## בחירת תזכורות

| אפשרות או הודעה | המשמעות |
| --- | --- |
| **באפליקציה** | שימוש בערוץ התזכורות בתוך האפליקציה. |
| **אימייל** | תזכורות באימייל, כשהערוץ זמין בסביבת העבודה. |
| **וואטסאפ** | אפשר לבחור כשהתזכורות בוואטסאפ זמינות והוואטסאפ שלכם מחובר. |
| **תזכורות אימייל אינן זמינות כרגע.** | אפשרות האימייל אינה זמינה; אין להסתמך על משלוח באימייל כל עוד ההודעה מוצגת. |
| **וואטסאפ לא מחובר, אז בינתיים התזכורות יישלחו באימייל.** | הבחירה השמורה בוואטסאפ נשמרת, אבל כל עוד הוא מנותק והאימייל זמין משתמשים באימייל. |
| **התזכורת נשלחת לפי הגדרות ההתראות שלך.** | למשימה אין בחירת ערוצים מפורשת והיא פועלת לפי הגדרות ההתראות. |

שינוי הבחירה בערוצי התזכורת נשמר כבחירה למשימה החדשה הבאה. גם שינוי הערוצים במשימה קיימת יכול לעדכן את הבחירה הזאת. משימות ישנות ללא בחירת ערוצים מפורשת עשויות לפעול לפי הגדרות ההתראות במקום להציג בחירה קבועה.

אם וואטסאפ כלול בבחירה השמורה אך מנותק, האפשרות שלו נראית כבויה. הבחירה יכולה לחזור לפעול לאחר החיבור. **חיבור וואטסאפ** מוביל למסך החיבורים כאשר ניתן לחבר משם. אם תזכורות וואטסאפ אינן זמינות בסביבה, אין להניח שהחיבור לבדו יפעיל אותן.

## יומן Google ואישור האחראים

סימון **להוסיף ליומן Google** מבקש ליצור אירוע של 30 דקות במועד המשימה, ביומן של האחראים על איש הקשר.

- באיש קשר שבאחריותכם, הסנכרון משתמש ביומן Google המחובר שלכם.
- כשאיש הקשר באחריות חברי צוות אחרים, הוספה ליומן דורשת אישור. אם היומן שלהם אינו מחובר, תיבת הסימון מושבתת ומוצגת הודעה עם שם האחראים שהיומן שלהם אינו מחובר.
- גם הזזה של משימה שכבר מחוברת ליומן בידי חברי צוות אחרים דורשת אישור. המועד המקורי נשאר עד לאישור ההזזה, והבקשה הממתינה מציגה את המועד המוצע.
- האחראים על איש הקשר רואים את הבקשה בחלונית שלו ובוחרים **אישור** או **דחייה**. כדי להשתמש בכפתורי ההחלטה נדרשת להם אפשרות עריכה, ואיש הקשר אינו יכול להיות מוקפא.
- רק האחראים על איש הקשר יכולים לבטל הוספה ליומן במשימה שכבר מופעלת עבורה אפשרות יומן. בעורך מוצג ההסבר **רק בעלי איש הקשר יכולים להסיר פריט מהיומן שלהם**.
- במשימה שהושלמה, תיבת הסימון של היומן מושבתת.

מצב היומן נפרד מעצם שמירת המשימה:

| מצב | איך מפרשים אותו |
| --- | --- |
| **מסנכרן עם יומן Google** | הסנכרון ליומן מתבצע. |
| **ביומן Google** | המשימה מופיעה ביומן. |
| **לא ביומן Google** | המשימה אינה ביומן כרגע; בודקים את החיבור של האחראים. |
| **סנכרון Google נכשל** | פעולת היומן נכשלה; שמירת המשימה ב־CRM והוספתה ליומן הן תוצאות נפרדות. |
| **ממתין לאישור {owner}** | האחראים טרם החליטו לגבי בקשת ההוספה או ההזזה. |

## עריכה, השלמה, פתיחה מחדש ומחיקה

### עריכת משימה

1. לוחצים על טקסט המשימה. העורך נפתח מתחת לשורה.
2. משנים את התיאור, **מועד**, ערוצי התזכורת או אפשרות היומן הזמינה לכם.
3. לוחצים על **שמירה**. השינויים נשלחים, ואחרי הצלחה העורך נסגר. בניגוד לפרטי איש קשר שנערכים ישירות בשדה, יציאה משדה המשימה אינה שומרת את העריכה.

Enter שומר כשהמיקוד נמצא בפקד שאינו כפתור; Escape סוגר את העורך בלי לשמור את הטיוטה כשאין בקשה בתהליך.

### השלמה ופתיחה מחדש

1. לוחצים על העיגול שלצד משימה פתוחה. שם הפעולה הנגיש הוא **סימון כהושלם**, ואחריו טקסט המשימה.
2. אחרי הצלחה, המשימה יוצאת מהרשימה הפעילה ומופיעה תחת **הושלמו**. התזכורת הממתינה שלה מבוטלת.
3. לוחצים על **הושלמו** כדי להרחיב את רשימת המשימות שהסתיימו.
4. לוחצים על העיגול המסומן שלצד המשימה, שהפעולה שלו היא **פתיחה מחדש**. המשימה חוזרת לרשימה הפעילה והתזכורת שלה מופעלת שוב בהתאם למועד שלה.

פתיחה מחדש אינה בוחרת תאריך חדש. אם המועד הישן כבר לא מתאים, פותחים את העורך, משנים **מועד** ולוחצים על **שמירה**.

### מחיקת משימה

לוחצים על טקסט המשימה ואז על **מחיקה** בעורך. הפעולה מסירה את המשימה מהרשימה ומבטלת את התזכורת שלה. אם רוצים לשמור תיעוד של העבודה שבוצעה תחת **הושלמו**, משתמשים בהשלמה ולא במחיקה.

## אם משהו לא עובד

| מה רואים | סיבה אפשרית | מה עושים |
| --- | --- | --- |
| **הוספת משימה** או פקדי עריכה והשלמה חסרים | המשימות לקריאה בלבד, התפקיד הוא צפייה בלבד או שאיש הקשר מוקפא | פונים לאחראים או למנהלי הסביבה לבדיקת הרשאות המשימות ומצב איש הקשר. |
| **חסר: משימות** | התיאור ריק או מכיל רק רווחים | מזינים את הפעולה שרוצים לבצע. |
| **חסר: מועד** | התאריך והשעה חסרים, חלקיים או לא תקינים | בוחרים **מועד** מלא ותקין ומנסים שוב. |
| אי אפשר להקליד מעבר ל־200 תווים | הגעתם למגבלת תיאור המשימה | מקצרים את תיאור הפעולה ושומרים רקע מפורט ב־**הערות**. |
| השמירה נכשלה אבל הטקסט נשאר בעורך | הבקשה נכשלה והטיוטה נשמרה לניסיון נוסף | קוראים את השגיאה בחלונית, מטפלים בסיבה ומנסים שוב עם **הוספה** או **שמירה**. |
| אי אפשר ללחוץ על ערוץ תזכורת | הערוץ אינו זמין או שהוא הערוץ היחיד שנבחר | בודקים את ההודעה הנלווית; בוחרים ערוץ זמין נוסף לפני כיבוי האחרון. |
| תיבת הסימון של היומן מושבתת | יומן האחראים מנותק, ההסרה מותרת רק להם או שהמשימה הושלמה | פועלים לפי ההסבר בעורך; מבקשים מהאחראים לחבר או לנהל את היומן שלהם, או פותחים את המשימה מחדש אם מתאים. |
| שינוי מועד של חברי צוות לא מופיע בשורה | הזזה ביומן ממתינה לאישור האחראים | בודקים את המועד המוצע ומבקשים מהאחראים לבדוק את הבקשה. |
| **הבקשה פגה** או **הבקשה כבר טופלה או השתנתה** | בקשת האישור המוצגת כבר אינה עדכנית | פותחים מחדש את איש הקשר ובודקים את המשימה והבקשה העדכניות לפני ניסיון נוסף. |
| משימה שהושלמה נראית חסרה | אזור **הושלמו** סגור | מרחיבים את **הושלמו** כדי למצוא אותה או לפתוח אותה מחדש. |

## מדריכים קשורים

- [סקירת אנשי קשר](https://docs.lead-knight.com/he/contacts/overview/)
- [הוספת איש קשר עם משימה קרובה](https://docs.lead-knight.com/he/contacts/add-contact/)
- [שמירת הערות](https://docs.lead-knight.com/he/contacts/notes/)
- [עריכת פרטים ותגיות](https://docs.lead-knight.com/he/contacts/details-and-tags/)
- [סקירת לוח השנה](https://docs.lead-knight.com/he/calendar/overview/)
- [חיבורים ויעדים](https://docs.lead-knight.com/he/channels/overview/)


## הוספת משימת המשך

[הוספת משימת המשך](https://kwqpaiaguxkmadaipfrf.supabase.co/storage/v1/object/public/guide-videos/guides/videos/J7/nadlanite-he-eeda55c06794.mp4)

1. כדי לתכנן המשך, לוחצים על הוספת משימה.
2. כותבים מה צריך לעשות.
3. בוחרים מועד, למשל מחר בבוקר.
4. בוחרים איך לקבל תזכורת: באפליקציה, באימייל או בוואטסאפ.
5. לוחצים על הוספה.
6. המשימה מופיעה בכרטיס, ובסרגל הטיפול כשמגיע המועד.